proceso administrativo

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeación, organización, dirección y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo.

PLANEACIÓN

     "La planeación consiste en fijar el curso concretode acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización ".A. Reyes Ponce.

    "La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas.

ORGANIZACIÓN

     "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidady jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.

    "Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmán V.

DIRECCIÓN
    Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Burt K. Scanlan.

    Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión. Lerner y Baker.

EJECUCIÓN.

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerentetome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupoejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividady la compensación a esto se le llama ejecución.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.

2. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
3. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
4. Motivar a los miembros.
5. Comunicar con efectividad.
6. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
7. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
8. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
9. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luzde los resultados del control.

CONTROL

    El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.

    El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan.

2. POLÍTICAS

     Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.  

    En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

CLASIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

• ESTRATÉGICAS O GENERALES.

    Se formulan al nivel de alta gerenciay su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

• TÁCTICAS O DEPARTAMENTALES.

    Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinará los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

• OPERATIVAS O ESPECÍFICAS.

    Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".

    Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redaccióndebe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

EN CUANTO A SU ORIGEN, LAS POLÍTICAS PUEDEN SER: 

• EXTERNAS.

    Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc. 

Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear:

• .INTERNAS

Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemasorganizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.) 

    En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una políticapreviamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organización. Ejemplo: "una empresa no ha determinado cual será el limite de entrada de su personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso".

IMPORTANCIA DE LAS POLÍTICAS 

• Facilitan la delegación de autoridad. 
• Motivan y estimulan al personal. 
• Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. 
• Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. 
• Indican al personal como debe actuar en sus operaciones. 

3.- FORMULACIÓN DE OBJETIVO  

   Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
OBJETIVO GENERAL
Un objetivo general es la aspiración general deseable a emprender. Esta se expresa de forma muy general, ejemplos en campos diferentes serían:

• "Hacer que toda la maquinaria y el equipo de la compañía funcionen bien".
• "Adquirir, colocar, tener listos y en uso, un lugar y unas instalaciones adecuadas y a un precio razonablemente bajo".
• "Hacer que se distribuyan librosa los clientes que compran por correo, y a todas las tiendas o distribuidores".

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Identifican en forma más precisa aquello que se pretende alcanzar con la ejecución del proyecto.

Como rasgos que definen los objetivos específicos:

• Restringen el significado de los objetivos generales.
• Sólo admiten una interpretación.
• Implican tomar opciones.
• Se formulan en función de manifestaciones observables y evaluables.
• Facilitan el estructurar mejor el proyecto social.
• Pueden desglosarse para su análisis.
• Con objetivos bien formulados puede evaluarse mejor la coherencia de todo el proyecto.

Los objetivos específicos tienen como finalidad explicitar:

• Comportamientos evaluables.
• Identificar experiencias adecuadas.
• Conceptos básicos.
• Analizar relaciones.
• Aplicar metodologías.
• Valoraciones críticas.

Ejemplos:

• No permita que el suministro de libros falle en el país mientras esté en marcha la campaña".
• "Mantenga un nivel elevado de comportamiento ético y dé un buen ejemplo al hacerlo".

OBJETIVO ADMINISTRATIVO

Es la metaque se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye dos conceptos, desde el punto de vista del gerente son:

2. META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de actividades deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los medios, no en la mira.
3. ÁMBITO de la meta que se persigue esta incluida en la declaración de los límites o restricciones presitos que deberán observarse.

CLASIFICACIÓN DE OBJETIVOS SEGÚN EL TIEMPO

• OBJETIVOS A CORTO PLAZO: por lo general se extienden a un año o menos. Por ejemplo el objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el año 2003.
• OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años por ejemplo expandir la empresa en el oriente y occidente del país entre los años 2003 y 2008.
• OBJETIVOS A LARGO PLAZO: se extienden más allá de 5 años. Por ejemplo buscar establecerse en 10 países extranjeros para el año 2016.

LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS 

1. Asentarlos por escrito. 
2. No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos. 
3. Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración. ¿Que, Como, Donde, Quién, Cuando, Por que? 
4. Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. 
5. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones

Debemos aplicarle las seis preguntas: ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo? ¿Dónde?, ¿Porqué?

1. Qué. ¿Cuál es la meta que nos proponemos alcanzar?, ¿Qué es lo que por su propia naturaleza o por fijación de nuestro alcance se busca en determinada organización, función, operación, etc.?

1. Quién. ¿Se trata de un objetivo personal y subjetivo o del natural de la función?, ¿A qué departamento, secciones, etc., corresponde lograr el objetivo?
2. Cómo. ¿En forma integral o parcial?, ¿De inmediato o a largo plazo?
3. 4.- Cuándo. ¿Es una meta urgente o diferente?, ¿en qué tiempo se debe lograr cada una de sus partes?
4. Dónde. Se trata de determinar en que lugar se realizará el 6 los objetivos.
5. 6.- Por qué. ¿Cuál es la finalidad que nos movió a buscar ese objetivo, de la cual depende en gran parte la forma como habrá de alcanzarse?

PLANES

Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
TIPOS DE PLANES

• ESTRATÉGICOS.

    Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

• TÁCTICOS O FUNCIONALES.

    Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

• OPERATIVOS.

    Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

4.-PROCESO DE TOMA DE DECISIONES COMO PARTE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Sea cuales la decisión es necesaria:

2. Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
3. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
4. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidadde su implementación, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco especifico de la organización

La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.

El proceso de la toma de decisiones se divide en cuatro fases:

1. Investigar la situación: para tomar decisiones es necesario, en primer lugar, identificar las causas que produjeron el problema, partiendo de preguntas tales como ¿qué pudo originar el problema?, para conocer así las fuentes del problema y definirlo en función de los objetivos organizacionales. Una vez definido el problema, lo siguiente será decidir lo que constituya una buena solución para no desviarse de loe objetivos de la decisión de manera que tenga base para proponer y evaluar soluciones alternativas.
2. Desarrollar opciones: una vez analizado el problema se hace necesario buscar la solución, pero no dentro de una alternativa, sino preparar un conjunto de alternativas. Así evitamos caer en posiciones extremas sin cubrir la amplitud necesaria.
3. Evaluar opción y seleccionar la mejor: la alternativa que se seleccione debe representar la mejor solución al problema. El camino lógico para esto, debe ser el establecer el pro y el contra de cada alternativa, ventajas y desventajas y comparar unas con otras. Para facilitar la elección de la mejor alternativa es necesario considerar algunos criterios tales como:

• Riesgo: deben compararse los riesgosdentro de cada curso de acción posible con los beneficios separados. Hay que valorizar las probabilidades de la alternativa y la solución que plantea.
• Esfuerzo económico: consiste en juzgar la eficiencia de la solución, que significa el mejor resultado con el menor esfuerzo posible.
• Limitación de los recursos: es necesario siempre considerar los recursos, tanto de orden material como social, pues es evidente que estos son comúnmente limitados y por otra parte existen las propias limitaciones del personal para llevar a cabo la decisión.

1. Poner en práctica la decisión y hacer su seguimiento: esta fase es esencial pues le da valory contenido a todas las demás. De nada vale tomar una decisión, si la decisión no se hace efectiva mediante la acción. Poner en práctica una decisión requiere de algo mas que dar las ordenes correspondiente. Deben adquirirse recursos y asignarse conforme sea necesario. Los gerentes establecen presupuestosy programas para las acciones. Asignar responsabilidades de las tareas específicas. Establecer procedimientos, realizar los informenes de avance y establecer un control y seguimiento de la decisión.

La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.
Funciones administrativas dentro de la organización al tomar decisiones:
Planeación: Selección de misiones y objetivos así como de las acciones para cumplirlas. Esto implica "Toma de decisión".
¿Cuáles son los objetivos de la organización, a largo plazo?
¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?
¿Cuáles deben ser los objetivos a corto plazo?
¿Cuán altas deben ser las metas individuales?
Organización: Establecimiento de la estructura que desempeñan los individuos dentro de la organización.

¿Cuánta centralización debe existir en la organización?

¿Cómo deben diseñarse los puestos?
¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante?
¿Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente?
Dirección: Esta función requiere que los administradores influyan en los individuos para el cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja?

¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?
¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador?
¿Cuándo es adecuado estimular el conflicto?

Control: Es la medición y corrección del desempeño individual y organizacional de manera tal que se puedan lograr los planes.

¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas?
¿Cómo deben controlarse estas actividades?
¿Cuándo es significativa una desviación en el desempeño?

¿Cuándo la organización está desempeñándose de manera efectiva?

BIBLIOGRAFÍA

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• Robbins, Stephen P. (1994. Administración teoría y practica. (4 ª ed.) México: Prentice - Hall Hispanoamericana, S.A.
• Werther, William B. (1995. Administración de personaly recursos humanos. (4 ª ed.) México: McGraw - Hill Interamericana de México, S.A.

 

El Proceso Admistrativo

Lourdes Münch Galindo

"Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad."
"El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que sé interrelacionan y forman un proceso integral."


Agustín Reyes Ponce

"Todo proceso administrativo, es de suyo único, forma un continuo inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos con los demás, y que, además, se dan de suyo simultáneamente."


El proceso administrativo en su concepto más sencillo es "la administración en acción". La administración comprende varias funciones o etapas necesarias de conocer para aplicarlas a cualquier estructura, al conjunto de las etapas se conoce con el nombre de proceso administrativo. La separación de elementos se emplea con fines metodológicos y analíticos, ya que las etapas están interrelacionadas y se dan como un proceso integral.


Llegamos a la conclusión que un proceso es: El conjunto de etapas o pasos primordiales para la realización de cualquier tarea administrativa.


Lyndall Urwick hace una separación fundamental en el proceso administrativo, llamándolas, fase mecánica y fase dinámica.

~1) Fase mecánica.
Esta es la parte teórica de la administración o sea la parte estructural de la misma y tiene una proyección hacia el futuro.
~1) Fase dinámica.

Se refiere a la parte operacional, se encarga de ver que se hagan las actividades y revisar como se han realizado dentro de la organización.
El siguiente paso es identificar, dentro de cada fase, los elementos o sectores que le corresponden a cada una de ellas.
Henri Fayol nos dice que los elementos de la administración son las etapas o pasos principales a través de los cuales se realiza el proceso administrativo.
Dentro de la administración, los principales exponentes cuentan con diferentes criterios en los elementos o factores que integran el proceso administrativo; entre los cuales, encontramos a Henri Fayol, Lyndall Urwick, Koontz y O´Donnell, George R. Terry, Agustín Reyes Ponce, José Antonio Fernández Arena e Isaac Guzmán Valdivia.

Agustín Reyes Ponce considera como el primer paso fundamental de su proceso la división hecha por Lyndall Urwick, que es la fase mecánica y la fase dinámica, después, relaciona los elementos con preguntas asignadas en cada una y que son respondidas al momento de su aplicación:

Previsión: responde a la pregunta ¿Qué puede hacerse?
Planeación: responde a la pregunta ¿Qué se va hacer?
Organización: responde a la pregunta ¿Cómo se va a hacer?
Integración: responde a la pregunta ¿Con qué se va a hacer?
Dirección: responde al problema ver que se haga correctamente.
Control: responde a la pregunta ¿Cómo se ha realizado?
Los elementos de la fase mecánica son:

~1) PREVISIÓN.

Consiste en la determinación de lo que se desea lograr por medio de una organización, y la investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras que habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.

Se comprende de tres etapas:

~1) Objetivos.
Fijar los fines.
~1) Investigaciones.
Se refiere al análisis y descubrimiento de los recursos con que puede contarse.
~1) Cursos Alternativos.

Se refiere a la adaptación general de los medios, a los fines destinados, para observar cuantas diferentes probabilidades de acción existen.

~1) PLANEACIÓN.

La planeación consiste a la determinación del camino concreto de acción que habrá que seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuela de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, etc. Necesarias para su realización.

La planeación comprende tres etapas:

~1) Políticas.
Vías para orientar la acción.
~1) Procedimientos.
Secuencias de operaciones o métodos.
~1) Programas.

Fijación de tiempos requeridos. En este punto, también comprende presupuestos, que se define como programas en que se precisan unidades, costos, etc. Y diferentes pronósticos que se definen como visiones futuras.

~1) ORGANIZACIÓN.

Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que deben darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales imprescindibles en un organismo social para mejorar la eficiencia.

Consiste en tres etapas:

~1) Jerarquías.
Establecer la autoridad y responsabilidad que le corresponden a cada nivel.
~1) Funciones.
La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin común.
~1) Obligaciones.

Las que tiene por concreto cada unidad de trabajo apto de ser desempeñada por una persona.

Los elementos de la fase dinámica son:

~1) INTEGRACIÓN.

Consiste en los procedimientos para dotar a la organización de todos aquellos recursos que la fase mecánica señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo.

La integración abarca:

~1) Selección.
Técnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios.
~1) Introducción.
La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se unan lo mejor y lo más rápidamente posible dentro de la organización.
~1) Desarrollo.

Todo miembro de cada organización busca y necesita progresar y mejorar.

~1) DIRECCIÓN.

Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada persona y grupo de una organización, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.

La dirección comprende tres etapas:

~1) Mando o autoridad.
Se estudia cómo delegarla y cómo ejércela.
~1) Comunicación.
Es el proceso por el cual se transmite y recibe información, siendo este el sistema nervioso, llevando al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de éste, hacia cada órgano y célula, las órdenes de acción, debidamente coordinadas.
~1) Supervisión.

La ultima función de la dirección es ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y mandado.

CONTROL.

Consiste en el establecimiento de sistemas o métodos que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Comprende tres etapas:

1) Establecimiento de normas: Porque sin ellas no es posible hacer la comparación.
2) Operación de controles: Ésta suele ser una función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.ademas de que se deve tomar encuenta aspectos muy importantes.
3) Interpretación de resultados: Esta es la función que vuelve a constituir un medio de planeación.

proceso administrativa

¿Qué entiendes por investigación?

La etimología del término "investigación" nos sirve bastante bien como primera aproximación: la palabra proviene del latín in(en) y vestigare(hallar, inquirir, indagar, seguir vestigios). De ahí el uso más elemental del termino en el sentido de "averiguar o describir alguna cosa".

Desde el momento en que el hombre se enfrentó a problemasy frente a ellos empezó a interrogarse sobre el porqué, cómo y para qué , con esta indagación sobre las cosas, de una manera embrionaria, comenzó lo que hoy llamamos investigación.

Aplicando al campo de la actividad científica, la investigación es un procedimientoreflexivo, sistemático, controlado y critico que tiene por finalidad descubrir o interpretar los hechos o fenómenos, relaciones o leyes de un determinado ámbito de la realidad.

Apoyándonos en las consideraciones precedentes, podemos enunciar algunas características principales de la investigación:

• Es una indagación o búsqueda de algo para recoger nuevos conocimientos de fuentes primarias que permiten enriquecer el acerbo de una ciencia o una disciplina; de una manera laxa se llama también investigación el adquirir conocimientos de un aspecto de la realidad sin un objetivo teorético.
• Exige comprobación y verificación del hecho o fenómeno que se estudia mediante la confrontación empírica.
• Trasciende las situaciones o casos particulares para hacer inferencias de validez general.
• Es una exploración sistemática a partir de un marco teórico en el que encajan los problemas o las hipótesis como encuadre referencial.
• Utiliza una serie de instrumentos metodológicos para obtener datos, registrarlos y comprobarlos.
• Por último, la investigación se registra y expresa en un informe, documento o estudio.